1. 収集する情報
当社は、本サービスの提供にあたり、主に以下の情報を取得・保存します。
- アカウント情報（メールアドレス、氏名、組織名 等）
- 会議ルーム情報（ルーム名、アジェンダ、メモ 等）
- メッセージ・コメント・リアクションなど、利用者がキャンバス上に入力したテキスト情報
- 利用ログ（アクセス日時、IPアドレス、ブラウザ情報 等）
2. 利用目的
取得した情報は、以下の目的のために利用します。
- 本サービスの提供および改善のため
- 障害対応・セキュリティインシデント対応のため
- 不正利用の検知および防止のため
- 利用状況の統計的な分析（個人を特定しない形での集計）
- 問い合わせ対応および重要なお知らせの送付のため
3. 外部AIモデルへのデータ送信と学習利用のオプトアウト
本サービスは、OpenAI, Anthropic, Google, Groq, xAI 等の外部AIモデルを利用して、要約、分類、代替案生成などのAI機能を提供します。
当社は、以下の方針に基づき、利用者データと外部AIモデルを取り扱います。
- 当社は、本サービスの提供目的の範囲で外部AIモデルへ推論のためにデータを送信し、これを外部AIプロバイダの学習用データとして提供する意図はありません。
- 外部AIプロバイダが提供する「学習オプトアウト」「データ保持に関する設定」等が利用可能な場合、当社は可能な範囲でそれらを利用し、顧客データがモデル訓練に用いられないよう配慮します。各プロバイダのAPI仕様・契約条件・ダッシュボード設定により実施内容が異なり、当社がすべての事項をコード上で保証するものではありません。
- 監査・障害解析・不正利用の検知といった正当な目的に限り、リクエストの一部ログを安全な方法で保存することがありますが、これらは社内のアクセス制限のもとで管理されます。
法人等との個別契約がある場合に限り、AI機能の利用範囲やログの保持方針について、別途調整に応じることがあります。
4. Cookie 等の利用
本サービスは、セッション管理や利用状況の把握のために Cookie 等の技術を利用することがあります。これらは、サービスの安定提供と品質改善のためにのみ使用されます。
5. 第三者提供
当社は、法令に基づく場合を除き、利用者の個人情報を第三者に提供しません。ただし、インフラ運用・監視・決済処理等を委託する事業者に対して、守秘義務契約を締結したうえで、必要最小限の情報を預託することがあります。
当社は、お客様の個人情報を第三者に販売することはありません。
6. 安全管理措置
当社は、個人情報保護法および関連ガイドラインに基づき、アクセス制御、暗号化、ログ監視等、合理的な安全管理措置を講じます。
7. 利用者の権利
利用者は、アカウント情報の一部（表示名・アバター URL 等）について、本サービスの設定画面から閲覧・訂正を行うことができます。 それ以外の個人情報または会議データの開示、訂正、利用停止、削除（アカウントの削除手続を含む）については、当社が案内する問い合わせ窓口（hello@kouai.app）までご連絡ください。法令に基づく請求がある場合には、本人確認等の手続のうえ、合理的な範囲で対応します。 なお、バックアップ、監査ログ、法令上の保存義務等、システム運用上や法令上、一定期間情報を保持する場合があります。
8. ポリシーの変更
当社は、必要に応じて本プライバシーポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示またはメール等の手段により、合理的な方法で利用者に通知します。
9. 国際的なデータの移転
お客様の個人情報は、お客様が居住する国以外の国（日本や米国など）に転送され、当該国において処理される場合があります。当社は、適用されるプライバシー法に従い、お客様の個人データを保護するため、適切な保護措置を講じます。
10. サブスク解約後のデータ取り扱い
利用者が有料サブスクリプション（Council Pro 等）のみを終了させ（解約またはプラン変更により無料プラン等となった場合でも）、アカウントを削除しないときは、アカウントおよび当該利用者データの取り扱いは、変更後に適用されるプランおよび本ポリシーに従い継続します。請求およびアクセス権限に関わる状態は決済プラットフォーム側の処理に従って更新されます。アカウント削除をされる場合には、データの保持・削除およびコピーの提供については、利用規約（解約時のデータ処理に関する条項を含む。）に従うものとします。
11. GDPR および欧州経済領域（EEA）の利用者
個人データの処理の法的根拠には、契約上の必要性（本サービスの提供のため）、正当な利益（本サービスの改善やセキュリティの確保等）、およびお客様の同意が含まれる場合があります。 欧州経済領域（EEA）にお住まいの利用者には、GDPR に基づき、データポータビリティの権利や監督当局への苦情申立ての権利など、追加の権利が認められる場合があります。 GDPR に関するご請求・お問い合わせは、hello@kouai.app までご連絡ください。